Mungkin Anda dan teman-teman sekelas ketika belajar di sekolah menengah atau perguruan tinggi memiliki rencana untuk mengadakan reuni dengan mengumpulkan semua orang yang sekelas atau seangkatan sewaktu sekolah. Dan kebetulan Anda adalah salah satu orang beruntung yang diminta untuk mengatur reuni kelas Anda.

Meskipun sekarang ini sudah ada media sosial yang telah menghubungkan orang-orang di seluruh dunia, namun untuk menyelenggarakan class reunion ini tentunya merupakan upaya substansial yang membutuhkan perencanaan yang bagus agar acaranya dapat berjalan sukses.

Tips Mengadakan Class Reunion

Agar Anda tidak merasa terbebani oleh rencana besar di depan Anda, berikut adalah beberapa tips tentang cara merencanakan class reunion dengan benar agar sukses sesuai dengan yang diharapkan semua orang.

Membentuk Komite Reuni

Tentunya Anda dapat merencanakan reuni sendiri untuk sebuah acara kecil yang hanya dihadiri oleh beberapa orang saja. Namun untuk menyelenggarakan acara yang cukup besar yang akan dihadiri banyak orang, Anda perlu membentuk sebuah komite perencanaan yang bersedia meluangkan waktu dan energi untuk tujuan tersebut. Komite yang beragam direkomendasikan untuk memastikan adanya sudut pandang yang berbeda.

Teknologi modern membuat proses perekrutan jauh lebih sederhana daripada sebelumnya, karena perencana dapat memanfaatkan grup Facebook dan media sosial untuk menyebarkan berita. Jika Anda dapat memperoleh bantuan dari seseorang dari kelas lain yang sebelumnya telah mengadakan reuni, maka itu akan lebih baik lagi, karena mereka akan dapat menawarkan tip-tip yang berguna. Idealnya, komite akan dibentuk 12 hingga 18 bulan sebelum acara reuni dilaksanakan, memastikan para peserta memiliki cukup waktu untuk mendapatkan waktu liburan mereka dan panitia dapat memperoleh harga yang lebih diinginkan dari tempat penyelenggaraan dan vendor.

Tetapkan Tanggung Jawab Komite

Agar acara dapat berjalan sesuai rencana, maka setiap anggota komite harus memiliki daftar tanggung jawab yang terperinci bersama dengan tenggat waktu untuk mencapai tujuan mereka.

Pertama kali komite bertemu, atau pertama kali email rincian acara dikirimkan, kepala perencanaan harus memberikan tanggung jawab kepada setiap anggota, termasuk daftar tugas yang mencakup tanggal jatuh tempo dan daftar periksa seperti berikut ini:

  • Seorang ketua yang memimpin rapat dan mengirim pesan grup.
  • Grup yang bertanggung jawab atas keuangan, penjualan tiket, dan donasi.
  • Grup yang mengumpulkan informasi kontak, membuat situs web, dan mempromosikan acara tersebut.
  • Grup yang meneliti tempat dan vendor potensial.
  • Grup yang merencanakan aktivitas dan hiburan.

Membuat Rencana Anggaran

Acara ini tidak akan terbayar dengan sendirinya, dibutuhkan dana reuni. Dana bisa didapat dari penjualan tiket dan donasi alumni. Tentukan jumlah yang dibutuhkan dari alumni (pertahankan jumlah yang masuk akal, jangan sampai Anda berisiko kelebihan jumlah peserta) dan pertimbangkan ke mana saja uang akan dibelanjakan. Di antara hal-hal utama yang harus Anda pertimbangkan dalam anggaran meliputi:

  • Biaya menyewa tempat.
  • Bartending dan katering.
  • Pengadaan meja, kursi, peralatan makan.
  • Hiburan (DJ atau band).

Jika Anda memiliki dana berlebih, Anda juga dapat menyisihkan modal untuk dekorasi, fotografer, dan elemen lain apa pun yang menurut Anda akan menyemarakan acara reuni.

Tentukan Tanggal dan Pesan Tempat

Mencoba mengumpulkan sejumlah orang pada waktu dan tempat yang sama merupakan tantangan, terutama bila kelompok itu memiliki pekerjaan, keluarga, dan tanggung jawab masing-masing. Untuk itu, meminta pendapat teman komite dan pilih tanggal yang paling sesuai dengan sebagian besar jadwal peserta untuk berencana pulang ke rumah untuk liburan.

Saat memilih tempat, pertimbangkan untuk memesan tempat di dekat almamater Anda. Hal ini membuat perjalanan lebih mudah bagi mereka yang telah tinggal di daerah tersebut dan mungkin memberikan kenangan indah bagi mereka pada tempat tersebut yang ditinggalkan bertahun-tahun yang lalu. Jika Anda dapat mengadakan reuni di aula atau auditorium di sekolah menengah atau kampus lama Anda, maka itu akan lebih baik lagi.

Kirim Undangan

Ketika acara reuni akhirnya ditentukan, posting undangan resmi di Facebook dan sosial media lainnya, termasuk tanggal dan waktu acara, lokasi, siapa saja yang diundang (termasuk guru atau dosen jika disepakati), biaya acara, pakaian yang digunakan (jika ada) dan informasi terkait lainnya (aktivitas, makan malam, informasi logistik) yang menurut Anda perlu. Beri teman sekelas Anda tenggat waktu untuk memastikan jumlah head count yang solid.

Dengan acara ini akan ada banyak hal yang akan Anda sadari, Anda dan teman Anda akan mengulang kembali cerita-cerita lama dan mengenang hari-hari yang telah berlalu. Dan Anda akan merasa puas karena Anda dapat menyatukan rencana ini.

Similar Posts